如何确定需求设计的边界?

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业务场景与行业的结合往往是最切实际的约束条件,同样是电子商务网站,有些商品可以线上交易,而有些大宗商品却无法突破支付与信任的限制,也许普通商品的电子商务网站无需对用户的信用体系做审查,但是大宗商品的交易网站就要负起审查的职责。

大宗商品如棉花、钢铁等,买卖的最小单位是批次、规格等,牵涉的金额在百万甚至千万不等,合同以及订单的履约风险是用户比较关注的情况。例如棉花商品的信息与实际合同如下图所示。

如何确定需求设计的边界?

如何确定需求设计的边界?

从通用的角度来看,针对业务流程而设定的解决方案总是有约束的,系统的范围总是有限的;在需求定义阶段,对系统的范围进行界定是十分重要的。

如何确定需求的边界,推荐的方式是通过上下文关系图,实际上是数据流图中的顶层图。相关的思路就是将整个待开发系统理解成一个黑盒,然后标识出外部的参与者和系统的交互关系。

而在实际的操作中,上下文关系图的应用有两个问题:一个是系统太大,不容易一下子梳理出来。

01 范围 vs 边界

范围和边界需要区分开来,范围是指系统涉及哪些内容,而边界则是系统与人的职责边界。针对这个问题,《掌握需求过程》一书中有个精彩的例子,如下图

如何确定需求设计的边界?

首先来看看这张数据流图。

  • 这是一个产品销售公司的销售过程示意图;
  • 顾客需要买东西时就会打电话给公司销售人员,公司销售人员根据供应商的促销数据向顾客报价,并根据当前库存量来判断能否响应该顾客的订单;
  • 如果顾客接受了这个价格,并且也有足够的库存量,销售人员就会认为该订单是有效的,并将其转给信用核查员;
  • 信用核查员根据顾客的历史交易数据以其信用卡的情况来决定该订单是否是安全的,然后将审核的结果返还给销售人员;
  • 如果审核的结果表示订单是安全的,那么销售人员就将订单记录下来
  • 而其他环节(诸如收款、物流)将根据这里的订单记录来进行相应的处理

如果该企业打算投资20万–30万开发一个完成覆盖进、销、存管理的软件系统(这个业务流程是必然涉及其中的),

那么该如何选择系统的边界,例如选择2号边界,或者选择2号边界,并将与信用卡公司的交互功能去掉。如果你选择的是2号边界,但用户要求实现3号边界,你将如何应对?

02 确定边界

很多时候软件设计者考虑的过于全面,总想做一个大而全的系统,然而很多时候我们是根据项目的投入和资源来限制边界范围的,如果没有项目成本与时间的限制,那么确定边界的意义就失去了很多。

如果系统只是实现“记录订单”的功能,那么实际上意味着用户必须手动完成接订单和信用核查的工作,系统只是起到了一个电子化的功能,换句话说,通过某种形式的Excel也能记录大部分的数据。

这样的系统显然不是一个投入20万-30万的系统所应该采用的边界,或许在开发一个通用性的进销存产品(定价在几百元)时就会将边界定义在这里。

那么2号边界呢,这时系统不仅实现了记录订单功能,还将自动根据该顾客的历史交易记录、提供的信用卡进行信用检查,这里实现的功能显然与用户的投入相匹配的。只不过信用卡检查可能会存在一些变数。

再来看看3号边界,也就是实现订单接收的自动化,可能的方法有呼叫中心、Web网站等。这些功能虽然很合理,但它是超出系统预算的,因此不应该将其纳入系统的边界内。

03 功能的取舍

没有免费的软件功能,一定的项目时间与成本控制下,必定需要对软件功能进行取舍,上面的例子,用户将边界从2号移到3号,也就意味着你需要开发电子商务网站或呼叫中心;那么紧接着的是一系列的思考:

  • 建立呼叫中心后,需要不断的根据产品信息更新语音流程,这需要支付很高的成本;而且数字中继、设备的维护成本也比较高。
  • 呼叫中心相比于人工服务其友好性更差,可能会降低用户满意度;这样客户可能会转回人工台,并不会降低成本。
  • 电子商务网站的建设成本只是一部分,维护成本更是大块,她包括网络带宽费用、主机托管费用,而且安全性能保障更加重要。
  • 你的顾客群中电子商务网站的使用率是否高,投入产出比是否合适。
  • 你所在的行业如果是大宗商品的交易又当如何,考虑到货款金额巨大,是否需要先签署合同。

如何确定需求设计的边界?

04 创新边界

创新边界的问题,通常是把顾客、顾客行为习惯纳入了系统的范围。例如把购买机票后的值机服务延伸到了机场之外,而不是从到达机场后才开始。

而像前面所说的例子,则是考虑计算顾客对商品的消耗速度,直接在客户缺货前主动营销。这种方法早在王永庆早年开米店时就使用过了,他的米店会记录每个客户两次买米的间隔时间,然后在客户米缸快空时(安全库存理论)提前派人送来,并且现将客户剩下的米倒出来,将新的米装到米缸后再把这些米放在最上面。

更多的约束还不少呢,立足于具体的业务场景才是关键。

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