通用合同管理系统设计方案

释放双眼,带上耳机,听听看~!

一、合同管理系统的价值

公司经营活动离不开合同,如何将这些合同管好是每一个企业都应该思考的问题。合同管理系统作为合同管理线上化的基础,是企业信息化绕不开的话题,合同管理系统的价值有:

1. 规范管理

合同管理是企业管理环节中必不可少的一环,在企业的日常经营活动中,会签订各种各样的合同,有和供应商签订的采购合同,有和员工签订的人事合同,有和客服签订的销售合同等等。

种类繁多,且数量庞大(企业规模越大,合同的种类及数量越庞大),每种合同都有不同的规范,不同的归档人员,人为管理这么多的合同难度有点高,而合同管理系统可以让我们将这么多类型、这么多数量的合同进行统一、规范管理。

2. 集中管理

合同是业务和管理的双向诉求,在企业的经营过程中,合同的归口部门在不同的业务部门(当然,纸质文档一般会由财务或者行政或者其他部门进行统一存档),没有一个统一的入口提供所有合同管理的情况下,会给合同的查询、阅览等带来不便,合同管理系统可以将不同业务部门的不同类型的合同集中管理起来,提供统一的查询入口,为合同的查询、阅览带来便利。

3. 决策支撑

合同本身是一个文档,要么是在线文档、要么是附件文档,这些文档本身是没办法进行直接提供支撑数据支撑的,在合同管理系统中,我们先要把合同的关键数据提取出来,放到合同管理系统中。

当合同数据全面录入合同管理系统以后,合同的各种数据都可以被进行统计,如合同金额、合同的收款、付款情况,收付款计划等等,这些数据按照业务需要进行加工以后,就可以为业务提供全面的数据、决策支撑。

合同管理对于企业的价值不是一两句就能说得完的,我们要清楚的是:一个公司、合同管理必不可少,合同管理系统则是支撑合同管理的关键,是企业信息化绕不开的话题,每个企业都应该设计或者选择一款适合自己企业的合同管理系统。

二、选择或者设计一款合同管理系统,先确定三点内容

1. 范围:合同管理系统的前提

合同管理系统设计前,首先应该做内部调研,明确合同管理的范围。

企业的业务涉及面都是比较广的,不同的业务有不同的合同,如人事合同、采购合同、销售合同等等。明确合同管理范围以后,我们就应该基于当前的业务和管理诉求来设计我们的合同管理系统。

但是要注意:不能仅仅只看当下,合同管理是业务和管理的双方诉求,这个诉求会随着时间的推移发生变更。毕竟公司要发展,就会有更多的业务往来,而这些合作关系双方的权益和责任就是由合同进行约定。

2. 财务:合同管理的聚焦点

合同管理说的直白点,其实就是对合同纸质文本的线上化,合同具体的约定内容通过系统是没办法直接进行管理的,更多提供一种便利。如果非要找一个聚焦点,那就是财务。合同中约定的财务信息包括合同金额、收付款期数、计划收付款时间以及条件,我们需要将这些信息拆分出来,进行单独管理。

通过合同的财务数据,我们可以做市场经营结果分析、制定后续的计划,也可以为公司资金计划提供支持等等。但是要注意的是,合同不仅仅只有财务信息,其他的信息我们也应该关注,只是聚焦点在财务信息而已。

3. 报表:合同管理价值的体现

合同管理系统的目的不是将合同附件线上化,是要给业务、管理提供数据支撑,方便业务和管理做决策。而这些呈现的最好方式就是“报表”。

基于合同类型的报表、基于合同状态的报表、基于合同金额的报表、基于收付款计划的报表等等,有了这些报表,合同管理系统的价值才能得以更好的体现。

三、合同管理系统设计

设计合同管理系统前,先来了解合同,我们可以将合同拆分成:合同基础信息、财务信息和合同附件,在设计合同管理系统的时候,我们需要把合同的财务信息拆分出来单独管理,合同基础信息和合同的附件放在一起管理,通过关联将基础信息和财务信息展现到一起。

1. 合同内容

合同内容一般分两块,合同的关键信息和合同的文本信息,合同的文本可以是线上文本或者附件;关键信息则包括:合同名称、合同编号、合同主体、合同的签订方等,具体内容如下:

通用合同管理系统设计方案(一)

说明:

  1. 合同分类需要有两个维度,财务维度和业务维度,业务维度根据公司的实际情况进行划分,财务维度区分收款、付款和其他合同。
  2. 一般情况下,签署方不超过四个,建议设计的时候,考虑最多的情况。

2. 财务信息

财务信息包括:合同的金额和合同的收付款期数信息,这里要特别说明一点是:有些合同的是没有财务信息的,比如协议,但是没关系,不影响。

通用合同管理系统设计方案(一)
说明:

  1. 合同收付款信息中可以不用标明是收款还是付款,基于合同本身判断。
  2. 合同名称从合同基础信息库中选择得到,不是文本字段。

3. 信息关联

这样设计以后,财务的信息和基础信息是分割开来的,我们需要通过关联关系财务的收付款期数关联到合同的基础信息中。

三、结束语

合同管理系统设计的时候,需要设计通用型的合同管理方案,毕竟合同管理系统所管理的合同范围会根据业务和管理的诉求不断变化,深入了解合同以后,我们将其分成基础信息和财务信息两块,基础信息方便合同查找、财务信息方便合同收付款管控,业务、管理诉求不断变化,我们的方案也是用。

本次就聊到这里,下次我们接着聊合同报表。

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