通过门户系统,有效解决企业内部信息混乱问题?

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对于大中型企业来说,企业部门划分多、人员数量多且分散,集成一个统一、有序、集中的信息交流与传递平台就显得格外重要。而对笔者的公司来说,他们通过综合权衡,则选择了门户系统作为企业内部信息化的渠道。

在企业内部信息化的过程中,我们开展了内部系统重构、业务流程优化等工作,但是有些普遍性问题无法通过这些工作来解决。经过员工调研、方案研究、可行性分析等流程,我们决定开发企业内部门户系统来解决这些问题。

经过整理用户反馈,我们发现内部信息化方面比较具有普遍性的问题有以下四个:内部信息分发渠道杂乱、审批数据分散、重点业务信息未能集中展示。下面我将分析一下,我们是怎样利用内部门户系统来解决这些问题的。

问题一:内部信息分发渠道杂乱

1. 问题阐述

公司内发布新的规章制度或通知时,会由各群聊管理员发送全员通知并上传群文件,这些群文件可能存在失效时间,一段时间后无法再被查看。

但是这些群聊中既有通知类的聊天内容,也有工作交流等聊天内容,长时间不看群聊消息的员工很容易错过公司发布的通知。

据我们观察,各种群聊中最常见的话题便是:“我遇到了……问题,请问哪位同事可以处理?”有新员工入职时,这类问题出现的频率更高。而对应事务的负责人不会一直查看聊天窗口,极易错过这种提问。

另外公司会定期举办内部培训,培训使用的课件大部分以内部项目或公司产品为案例,是员工学习的宝贵资料,但是没有专门的平台存储并供给大家下载学习,非常浪费。

2. 解决方案

建立统一的内容发布及查看平台

我们将信息进行了归类,分配各部门信息发布的负责人为内容管理员,由他们统一在门户管理后台将通知、图文内容、职能介绍以及各类文档发布至门户的各类版块下,员工就可以通过门户这个统一的渠道接收资讯、查询信息。另外,内容管理员还可以对重要的内容可以进行置顶以提高触达率。

3. 价值与收获

缩短内部信息获取时间,提升信息触达率

门户内容模块开始使用后,员工可顺利地在门户的对应版块下查到各类信息,并且可快速获取公司近期重要资讯。避免员工把时间浪费在找文档和找人上。改善了内部通知传达率低的问题。

原先员工接收信息需要关注各种群聊通知或自己在群文件中查找,找人也需要各处询问才能定位到专人。现在,大家可以通过内容分类导航或搜索功能找到各类通知、文件或事务负责人,还可以通过置顶资讯或首页Banner来获取近期重要信息。

4. 适用场景

我们公司内部信息发布的形式多为图文结合而非文档上传,且没有使用企业微信或钉钉等企业通讯与办公工具。

另外,我们组织架构复杂,员工多,信息传达层级多。若是公司规模较小,员工数量没那么多,信息传达率比较高,那么搭建这样一个平台的意义就没有那么大了。

问题二:审批数据分散

1. 问题阐述

公司内部系统多,大部分系统都有工作流,只有进入对应的垂直系统才可进行相应的流程提报与审批;有一些事务类的审批没有归属系统,依旧是走的线下流程。

2. 解决方案

建立统一的流程提报及处理平台

门户员工工作台菜单下,将各个业务系统的待办接入并以统一的格式进行展示,对可以快速审批的流程暴露关键字段并提供操作按钮,对不可以快速审批的流程引导员工先查看流程详在进行相应操作。以工作物品领用为例,将领用登记的步骤迁移至线上,在领用之前发起申请,物品发放后由行政部同事点击“通过”按钮,确认物品已出库,这样库存就不会再出现对不上数的情况了。

3. 价值与收获

简单流程在统一平台快速处理,流程数据全部实现线上存储。

原先在每个月考勤周期结束或报销周期结束的最后几天,相关系统流程的审批人需要进行非常复杂的操作来处理大量较为简单的流程;现在这部分用户可以在门户的待办菜单下集中快速处理;而且,以前线下流程产生的数据无法准确记录与统计,现在通过规范的线上操作流程,将数据记录在系统中,便于定期查看与统计。

4. 适用场景

系统通过数据比对自动审批的流程少,大多数需要专人审批。若多数流程业务属性上比较简单,且可通过系统配置自动审批,则无需对流程的处理路径做较大的优化。

问题三:重点业务信息未能集中展示

1. 问题阐述

公司内销售、运营等数据存在于各自的垂直系统中,没有集中查看的平台。

举个例子,销售岗员工在对已签约商户进行维护的过程中,需要进入商户管理系统查看签约商户的交易情况,再到客服系统查看商户的投诉数据;开拓新客户时,需要进入客户管理系统查看客户地图或客户行业统计等图表,来进行新客户的挖掘。

对单个系统的数据进行分析能得出的价值有限,多系统关联数据结合起来分析才能得到更准确的优化方向,协助员工调整后续工作的重心。

另外,这些系统的报表模块大多不支持建立筛选器,每次进入系统查看数据时需要重新设置筛选条件,使用的便捷度低。

2. 解决方案

建立重点业务信息集中展现平台

在工作台报表菜单下,用户可直接查看各垂直系统中拥有权限的报表内容。并且在工作台首页设置报表概览模块,在这里用户可自行配置,添加报表或报表筛选器,免去了多个系统切换查看与重复设置筛选条件的繁杂操作。

3. 价值与收获

报表展示可定制,提升多来源业务数据分析效率。

员工可同时查看多个系统的报表数据,并进行自定义配置,提升了多来源数据的分析效率。

门户系统将多系统的业务报表数据集中展示,员工就不需要进入多个系统来获取数据了,而且可以将配置好的筛选器添加至报表概览面板中,进入对应的页面即可快速得到运行结果。

4. 适用场景

我们公司内业务数据关联性高、需要比对分析的数据维度多,而且公司内还没有集成多系统数据的BI系统。若公司内各业务系统数据关联性低,那么在单独的系统中查看问题也不大。如果已经在使用可对接多系统数据的BI系统,则可直接对BI系统进行功能优化来满足操作上的需求。

问题四:系统数据安全保障弱

1. 问题阐述

公司内每个系统采用的安全防范策略不同,无法统一管理,数据的安全得不到保障。例如各个系统对安全密码强度、密码有效期要求不同,图形验证码或短信验证码的触发机制不同,有些系统会对用户操作进行监听,超时后会自动登出,但各系统设置的超时时间也不一致,还有些系统未做超时限制。

另外,员工离职时系统账号的关闭由各系统管理员自行处理,若该操作未能及时进行,则会提高数据泄露的风险。

2. 解决方案

建立单点登录认证服务平台

修改各业务系统的用户认证方式为LDAP认证,账号密码统一由微软域控管理。各业务系统用户认证方式统一接入LDAP认证后,密码强度、密码失效时间、验证码触发条件、账号异常登录判定、账号行为监听等,统一由单点登录服务平台来控制,增强对系统数据安全的保护。对用户来说,对接了单点登录的系统使用一套账号密码即可,降低了记忆成本。

3. 价值与收获

系统数据安全性增强,账号管理成本降低。

未搭建单点登录服务平台时,各系统独立管理账号密码,管理员各自进行负责系统的账号开启/关闭、密码重置的工作。而且各系统规定的密码安全级别不等,在数据安全保护上存在漏洞。接入单点登录服务后,账号密码统一由域控管理、登录安全策略由单点登录服务平台制定,对账号的一次操作可直接干预多个系统的登录判断。

4. 适用场景

公司内现有的大部分业务系统具备与单点登录服务对接的可能性,且对接成本在可以接受的范围内。如公司内使用的多是采购的外部系统,那么开发起来难度会比较大或者对接的成本会比较高,那么在这种情况下,可能只能要求各系统提升对登录操作管理的安全等级。

结语

其实针对文中描述的问题,我们分别提出过很多方案,既有功能的优化方案,也有系统的搭建计划。但企业门户的开发是我们对信息化问题按照紧要程度进行选择,并且综合考虑了内部资源情况之后,在当时所得到的最优解。不论采取什么样的方案,都需要考虑开发难度、资源状态、公司发展规划等各种现实场景,还要确保方案的实行确实将为我们创造价值、规避风险。

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